“Esta solución nos ha permitido ordenar el flujo y crear el expediente electrónico de cada alumno”.
La Carpeta Digital del Alumno fue implementada en diciembre de 2015 y el testimonio fue entregado en mayo de 2019 por Rodrigo Mardones, Subdirector de Registro Curricular UNAB.
Desafío
UNAB necesitaba eliminar y resguardar los papeles de los expedientes de alumnos de todo Chile, centralizando la documentación en un sistema que permitiera acceso rápido para procesos de titulación y para distintas áreas de la universidad.
El proceso de búsqueda documental era largo y requería escanear cada archivo para dejarlo disponible en un repositorio.
Solución Carpeta Digital del Alumno
Microsystem digitalizó los expedientes físicos de cada alumno y los disponibilizó en un sistema de gestión documental.
La segunda solución fue el expediente digital o electrónico de cada alumno, donde quedaron disponibles sus antecedentes. Este proceso permite identificar qué documentos son necesarios, por tipo de carrera, para poder titularse.
La solución incorpora una integración directa con el Ministerio de Educación. Desde ahí se extrae en línea la licencia de enseñanza media de los alumnos (LEM), exigida para el proceso de titulación. Una vez obtenida, se incorpora automáticamente al expediente digital de cada estudiante y queda disponible para consulta.
Beneficios
- Optimización del trabajo e interacción entre áreas de la universidad.
- Facilitación de labores administrativas internas.
- Sistema de consulta digital para expedientes de alumnos.
- Apoyo y agilización de procesos académicos y administrativos.
Arquitectura de la solución
La solución se implementó sobre la línea MDC (Microsystem Document Conductor). La plataforma está desarrollada en .NET y sus vistas usan hojas de estilo Bootstrap.
Por qué Microsystem
“Cuando comenzamos a explorar la solución de digitalización, vimos cómo era el flujo de trabajo de Microsystem y nos decidimos a probar. Después vino la solución de expediente digital y como ya conocían nuestro negocio, no teníamos que explicar cómo operamos; nos entregaron una solución a medida y fluida. Hemos ido generando una relación de confianza, podemos contactarnos directamente, sin ningún problema, obteniendo tiempos de respuesta bastante óptimos”, Rodrigo Mardones, Subdirector de Registro Curricular UNAB.
Testimonio
“Microsystem nos entregó la solución del expediente digital o electrónico de cada alumno, en el cual nos disponibilizan sus antecedentes. Este proceso puede identificar qué documentos son necesarios, por tipo de carrera, para poder titularse. En este contexto, tenemos una integración directa al Ministerio de Educación, donde se extrae en línea la licencia de enseñanza media de los alumnos (LEM), que se exige para el proceso de titulación. Una vez obtenida se incorpora automáticamente al expediente digital de cada uno, quedando disponible para consulta en forma automática”, Rodrigo Mardones, Subdirector de Registro Curricular UNAB.
